Trở thành nhà quản trị tài ba khi nắm vững những cách theo dõi dòng tiền

Quản lý dòng tiền hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp duy trì được sự ổn định tài chính, tăng cường khả năng sinh lời và đối phó với các rủi ro kinh doanh. Vậy làm thế nào để quản lý dòng tiền hiệu quả? Bài viết này ACB sẽ giới thiệu cho bạn một số cách quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp. Đừng bỏ lỡ nhé.

Cách phân tích và dự báo dòng tiền

Phân tích và dự báo dòng tiền là hai hoạt động quan trọng trong quản trị tài chính của một doanh nghiệp.

Phân tích dòng tiền thuần, dòng tiền từ hoạt động kinh doanh

Dòng tiền thuần là số tiền mà doanh nghiệp kiếm được từ kinh doanh sau khi đã trả cho: mua sắm và bảo trì tài sản cố định, giảm giá trị tài sản, thuế và các khoản vay hay đầu tư liên quan đến hoạt động kinh doanh trong tương lai.

Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh là dòng tiền vào và dòng tiền ra phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu, mang tính thường xuyên của doanh nghiệp. Dòng tiền này được thể hiện qua báo cáo lưu chuyển tiền tệ và có thể được tính bằng hai phương pháp: trực tiếp và gián tiếp.

- Trực tiếp: Phương pháp này tính dòng tiền từ hoạt động kinh doanh bằng cách liệt kê các khoản thu và chi tiền mặt trong kỳ theo từng loại giao dịch. Từ đó, thấy rõ nguồn gốc của các dòng tiền vào và ra, nhưng khó thực hiện vì yêu cầu có hệ thống ghi nhận chi tiết các giao dịch bằng tiền mặt.

- Gián tiếp: Phương pháp này tính dòng tiền từ hoạt động kinh doanh bằng cách lấy lợi nhuận trước thuế TNDN của hoạt động kinh doanh và cộng trừ các khoản mục. Khoản mục ấy bao gồm các khoản không liên quan đến tiền mặt; các biến động trong kỳ của hàng tồn kho; các khoản phải thu, phải trả từ hoạt động kinh doanh và các khoản thuộc về dòng tiền từ hoạt động đầu tư. Phương pháp này khá đơn giản vì sử dụng các số liệu đã có trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo tài chính.

Dự báo dòng tiền đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ có đủ vốn để thực hiện các hoạt động một cách thường xuyên

Dự báo dòng tiền bằng phương pháp nhận dạng chu kỳ kinh tế, nhận dạng xu hướng và phân tích động lực kinh tế

Dự báo dòng tiền là quá trình dự báo hoặc dự đoán dòng tiền vào và ra cho giai đoạn tương lai của doanh nghiệp để đảm bảo rằng họ sẽ có đủ vốn để thực hiện các hoạt động một cách thường xuyên. Nếu có bất kỳ sự thiếu hụt nào, họ phải lập kế hoạch cho các nguồn tài trợ thay thế. Có thể dự báo dòng tiền bằng phương pháp nhận dạng chu kỳ kinh tế, nhận dạng xu hướng và phân tích động lực kinh tế.

Nhận dạng chu kỳ kinh tế là phương pháp dự báo dòng tiền dựa trên việc xác định các giai đoạn của chu kỳ và ảnh hưởng của chúng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một chu kỳ kinh tế sẽ phải trải qua các giai đoạn sau: suy thoái, phục hồi, tăng trưởng và suy giảm. Mỗi giai đoạn có những đặc điểm riêng về nhu cầu, cung ứng, giá cả, lãi suất, thu nhập và chi tiêu của người tiêu dùng và doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải nhận biết được giai đoạn hiện tại và dự kiến giai đoạn tiếp theo của chu kỳ kinh tế để có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh và quản lý dòng tiền phù hợp.

Nhận dạng xu hướng là phương pháp dự báo dòng tiền dựa trên việc xác định các xu hướng lâu dài và ngắn hạn của thị trường và ngành. Các xu hướng có thể được xác định bằng cách sử dụng các công cụ phân tích kỹ thuật, thống kê và số liệu lịch sử. Các xu hướng có thể ảnh hưởng đến nhu cầu, cung ứng, giá cả, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải nhận biết được các xu hướng hiện tại và tiềm năng của thị trường và ngành để có thể tận dụng các cơ hội và tránh các rủi ro.

Phân tích động lực kinh tế là phương pháp dự báo dòng tiền dựa trên việc xác định các yếu tố nội bộ (sản phẩm, khách hàng, nhân viên, quy trình, công nghệ, chiến lược…) và ngoại bộ (chính sách, luật pháp, môi trường, cạnh tranh, văn hóa…) có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các yếu tố này có thể tạo ra các động lực hoặc áp lực cho doanh nghiệp để thay đổi, cải tiến, đổi mới hoặc thích ứng. Doanh nghiệp cần phải phân tích được các yếu tố này và đánh giá được tác động của chúng đến dòng tiền của doanh nghiệp.

Các kỹ thuật quản trị dòng tiền

Xây dựng ngân sách dòng tiền

Xây dựng ngân sách dòng tiền là quá trình lập ra một bảng thống kê chi tiết về các khoản thu và chi tiền mặt của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một năm.

Ngân sách dòng tiền giúp doanh nghiệp dự báo được số dư tiền mặt có thể có trong tương lai, đánh giá được khả năng thanh toán các khoản nợ và chi phí, cũng như xác định được nhu cầu vốn và nguồn tài trợ cho hoạt động kinh doanh.

Để xây dựng ngân sách dòng tiền, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

- Xác định rõ mục tiêu của việc lập ngân sách dòng tiền là gì (để quản lý vốn lưu động, để chuẩn bị cho các dự án đầu tư, để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch tài chính…) và phạm vi của ngân sách dòng tiền là bao nhiêu (toàn bộ doanh nghiệp hay từng phòng ban, từng sản phẩm, từng thị trường…)

- Thu thập và phân tích các thông tin về các khoản thu và chi tiền mặt trong quá khứ, hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Bao gồm: doanh thu bán hàng, chi phí hàng hóa, chi phí nhân công, chi phí quản lý, chi phí bán hàng và tiếp thị, chi phí tài chính, thuế, lãi vay, trả nợ gốc, đầu tư vào tài sản cố định, thu hồi tài sản cố định, thu từ hoạt động đầu tư khác…

- Lập ngân sách dòng tiền thống kê các khoản thu và chi tiền mặt theo từng tháng hoặc từng quý trong khoảng thời gian đã xác định. Doanh nghiệp cần phân biệt được các khoản thu và chi tiền mặt theo từng loại hoạt động: hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. Doanh nghiệp cũng cần tính toán được số dư tiền mặt đầu kỳ, cuối kỳ và sự chênh lệch giữa thu và chi tiền mặt trong mỗi kỳ.

- Đánh giá hiệu quả của ngân sách dòng tiền bằng cách so sánh với thực tế và xác định được các nguyên nhân của sự khác biệt. Doanh nghiệp cũng cần điều chỉnh ngân sách dòng tiền khi có những thay đổi về kế hoạch kinh doanh, thị trường, chính sách, luật pháp… để ngân sách dòng tiền phản ánh được tình hình dòng tiền chính xác và cập nhật của doanh nghiệp.

Giản lược vòng lặp dòng tiền

Giản lược vòng lặp dòng tiền là phương pháp quản trị dòng tiền nhằm rút ngắn thời gian giữa việc chi tiền mua hàng hóa và thu tiền bán hàng hóa của doanh nghiệp. Mục đích nhằm giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động, giảm rủi ro thiếu hụt tiền mặt và tăng khả năng sinh lời.

Để giản lược vòng lặp dòng tiền, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp như:

- Tìm cách tăng cường khả năng bán hàng của mình, ví dụ như tăng chất lượng sản phẩm, cải thiện dịch vụ khách hàng, áp dụng các chương trình khuyến mãi, mở rộng thị trường… Điều này sẽ giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân khách hàng, tăng doanh số bán hàng và thu hồi vốn nhanh hơn.

- Doanh nghiệp cần tìm cách thu hồi nợ phải thu từ khách hàng một cách kịp thời và hiệu quả để tăng dòng tiền vào và giảm rủi ro mất mát do nợ xấu. Ví dụ như áp dụng các điều khoản thanh toán rõ ràng, đưa ra các ưu đãi cho khách hàng thanh toán sớm, sử dụng các phương thức thanh toán tiện lợi và an toàn, theo dõi và đòi nợ kịch liệt… 

- Giảm thời gian tồn kho bằng cách áp dụng các phương pháp quản lý kho bãi hiện đại, cải thiện quy trình sản xuất và giao hàng, điều chỉnh kế hoạch nhập xuất hàng hóa theo nhu cầu thực tế… Việc này sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí tồn kho, tránh lãng phí và hao mòn của hàng hóa và tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng cho khách hàng.

- Tăng thời gian trả nợ bằng việc tìm cách kéo dài thời gian trả nợ cho các nhà cung cấp. Có thể áp dụng một số gợi ý sau: nhà thương lượng các điều khoản thanh toán linh hoạt, tận dụng các khoản vay không tính lãi hoặc có lãi suất thấp, duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác kinh doanh… Điều này sẽ giúp doanh nghiệp giảm áp lực về dòng tiền ra và có thêm thời gian để sử dụng vốn hiệu quả.

Điều chỉnh chi phí và biên lợi nhuận để cải thiện dòng tiền

Điều chỉnh chi phí và biên lợi nhuận để cải thiện dòng tiền là phương pháp quản trị dòng tiền nhằm giảm bớt các khoản chi phí không cần thiết hoặc không hiệu quả và tăng biên lợi nhuận của doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp tăng dòng tiền vào, giảm dòng tiền ra và tăng khả năng sinh lời.

Để điều chỉnh chi phí và biên lợi nhuận để cải thiện dòng tiền, doanh nghiệp cần thực hiện:

- Phân tích chi phí theo từng loại hoạt động, từng sản phẩm/ thị trường… để xác định được các chi phí cố định, chi phí biến đổi, chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp… Qua đó, doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về cấu trúc chi phí của mình và đánh giá được mức độ ảnh hưởng của các chi phí đến lợi nhuận.

- Cắt giảm chi phí không cần thiết hoặc không hiệu quả. Chẳng hạn như chi phí quản lý, chi phí bán hàng và tiếp thị, chi phí tài chính… Điều này sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt áp lực về dòng tiền ra và tăng khả năng thanh toán các khoản nợ và chi phí khác.

- Tối ưu hóa chi phí cần thiết hoặc hiệu quả để tăng hiệu suất sử dụng vốn, tránh lãng phí và hao mòn của nguồn lực và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Có thể là chi phí hàng hóa, chi phí nhân công, chi phí sản xuất… 

- Tăng biên lợi nhuận bằng cách tăng giá bán hàng hóa, tạo ra các sản phẩm có giá trị gia tăng cao, áp dụng các chính sách thuế ưu đãi… Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tăng dòng tiền vào và tăng khả năng sinh lời.

Điều chỉnh thời gian đầu tư để cải thiện dòng tiền

Điều chỉnh thời gian đầu tư để cải thiện dòng tiền là phương pháp quản trị dòng tiền nhằm tối ưu hóa thời gian giữa việc đầu tư vào các tài sản cố định hoặc vốn lưu động và việc thu hồi vốn từ các khoản đầu tư đó. Mục đích là giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả sử dụng vốn, giảm rủi ro thiếu hụt tiền mặt và tăng khả năng sinh lời.

Điều chỉnh thời gian đầu tư để cải thiện dòng tiền, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

- Phân tích thời gian hoàn vốn của các khoản đầu tư vào các tài sản cố định hoặc vốn lưu động giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về hiệu quả của các khoản đầu tư và đánh giá được mức độ ảnh hưởng của chúng đến dòng tiền.

- Cân nhắc thời gian đầu tư vào các tài sản cố định hoặc vốn lưu động sao cho phù hợp với nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp, tránh đầu tư quá sớm hoặc quá muộn, tránh đầu tư quá nhiều hoặc quá ít… Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị ràng buộc vốn quá lâu, tránh lãng phí và hao mòn của các tài sản và tránh bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh.

- Tối ưu hóa thời gian thu hồi vốn từ các khoản đầu tư vào các tài sản cố định hoặc vốn lưu động qua đó tăng dòng tiền vào và có thêm nguồn vốn để tái đầu tư. 

Các công cụ hỗ trợ quản trị dòng tiền

Bạn có thể tìm hiểu và tham khảo một số công cụ hỗ trợ hoặc phần mềm chuyên dụng để quản trị dòng tiền sau:

Một số công cụ hỗ trợ hoặc phần mềm chuyên dụng để quản trị dòng tiền

Công cụ phân tích dòng tiền tự do

Dòng tiền tự do (Free Cash Flow - FCF) là dòng tiền thừa sau khi trừ đi các chi phí vận hành và các chi phí đầu tư cần thiết để duy trì hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh. Chỉ số này biểu thị khả năng của doanh nghiệp trong việc tạo ra lợi nhuận và trả nợ.

Các mô hình phân tích dòng tiền

Các mô hình phân tích dòng tiền là các công cụ giúp đánh giá giá trị của một doanh nghiệp hay một khoản đầu tư dựa trên các luồng tiền tương lai. Một số mô hình phân tích dòng tiền phổ biến là:

- Mô hình chiết khấu dòng tiền (Discounted Cash Flow - DCF): sử dụng tỷ suất chiết khấu để tính giá trị hiện tại của các luồng tiền tương lai của một doanh nghiệp hay một khoản đầu tư. 

- Mô hình dòng tiền cổ tức (Dividend Discount Model - DDM): sử dụng tỷ suất chiết khấu để tính giá trị hiện tại của các khoản cổ tức tương lai của một cổ phiếu. 

- Mô hình dòng tiền tự do cho doanh nghiệp (Free Cash Flow to Firm - FCFF): sử dụng tỷ suất chiết khấu để tính giá trị hiện tại của các dòng tiền tự do tương lai cho doanh nghiệp, bao gồm cả vốn chủ sở hữu và vốn nợ. 

Các phần mềm chuyên dụng quản trị dòng tiền

Ngoài các phần mềm kế toán và quản lý tài chính, có một số phần mềm chuyên dụng quản trị dòng tiền cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đó là:

- Float: Phần mềm quản lý dòng tiền đám mây cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, giúp dự báo dòng tiền, theo dõi ngân sách, phát hiện vấn đề về tiền mặt và đưa ra các gợi ý hành động.

- Pulse: Phần mềm quản lý dòng tiền đơn giản và linh hoạt cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, hỗ trợ lập kế hoạch dòng tiền, so sánh kế hoạch và thực tế, phân tích ảnh hưởng của các quyết định kinh doanh đến dòng tiền.

- Cash Flow Frog: Phần mềm quản lý dòng tiền thông minh và tự động cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhờ đó dự báo dòng tiền, cảnh báo rủi ro, đề xuất giải pháp và tạo báo cáo dòng tiền.

Quản trị dòng tiền trong giai đoạn khó khăn

Trong kinh doanh, không phải lúc nào mọi hoạt động đều suôn sẻ, mà sẽ có những lúc khó khăn, thử thách. Vì vậy, để quản trị dòng tiền trong giai đoạn khó khăn, bạn có thể cân nhắc các phương pháp sau:

Hạn chế các khoản chi phí không cần thiết

Đây là cách đơn giản nhất để cải thiện dòng tiền của doanh nghiệp khi gặp khó khăn. Doanh nghiệp cần xem xét lại các khoản chi phí của mình và loại bỏ hoặc giảm bớt những khoản không mang lại giá trị cho hoạt động kinh doanh (chi phí quảng cáo, chi phí văn phòng phẩm, chi phí du lịch, chi phí tiệc tùng…) giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể và có thêm nguồn vốn để trang trải các chi phí khác.

Tìm kiếm các nguồn tài trợ khác

Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các nguồn tài trợ khác như vay ngân hàng, huy động vốn từ các nhà đầu tư, bán cổ phần, bán tài sản thừa…để có thêm dòng tiền vào khi gặp khó khăn, có thêm nguồn lực để duy trì hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc kỹ về lợi ích và rủi ro của các nguồn tài trợ này, ví dụ như lãi suất, điều khoản hợp đồng, quyền lợi cổ đông…

Thực hiện các biện pháp giảm chi phí dự án

Nhằm giảm bớt dòng tiền ra khi gặp khó khăn, giảm thiểu được các khoản chi phí không cần thiết hoặc không mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp giảm chi phí dự án như tối ưu hóa quy trình sản xuất, tận dụng các nguồn lực có sẵn, đàm phán lại các hợp đồng với các bên liên quan, hủy bỏ hoặc hoãn lại các dự án không hiệu quả…

Không phải lúc nào mọi hoạt động đều suôn sẻ mà sẽ có những lúc khó khăn, thử thách nên cần quản trị dòng tiền trong giai đoạn khó khăn

>>> 5 bước lập kế hoạch tài chính giúp bạn quản trị dòng tiền một cách hiệu quả

Thực hành quản trị dòng tiền trong doanh nghiệp

Có tất cả 3 bước trong quy trình thực hành quản trị dòng tiền trong doanh nghiệp.

Tự kiểm tra dòng tiền của doanh nghiệp

Bước đầu tiên, bạn cần tự kiểm tra dòng tiền của doanh nghiệp để biết được tình hình tài chính hiện tại, các nguồn thu và chi, các vấn đề và rủi ro về dòng tiền. Bạn có thể sử dụng các công cụ như báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh… để tự kiểm tra dòng tiền của doanh nghiệp.

Phát triển ngân sách dòng tiền

Bước thứ hai là phát triển ngân sách dòng tiền để lập kế hoạch cho các hoạt động thu và chi của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý…) Ngân sách dòng tiền sẽ giúp bạn ước tính được dòng tiền vào và ra, dự báo được thiếu hụt hoặc thặng dư tiền mặt, đề ra các mục tiêu và chiến lược cho dòng tiền.

Quản lý và theo dõi cơ quan tài chính

Bước cuối cùng, bạn cần quản lý và theo dõi cơ quan tài chính để kiểm soát được các khoản thu và chi của doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và chính xác của các giao dịch tài chính. Bạn có thể sử dụng các công cụ như sổ cái, phiếu thu chi, hóa đơn, biên lai… để quản lý và theo dõi cơ quan tài chính.

>>> 4 phương pháp quản lý dòng tiền hiệu quả cho doanh nghiệp

Bằng cách áp dụng các cách quản lý dòng tiền đã được ACB giới thiệu trong bài viết, bạn có thể kiểm soát được tình hình tài chính của doanh nghiệp, tối ưu hóa việc sử dụng vốn, tăng hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu rủi ro. Hy vọng bài viết này sẽ có ích cho bạn trong việc quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp của bạn.

>>> Quản trị dòng tiền hiệu quả với thẻ tín dụng ngân hàng ACB

***Bài viết chỉ mang tính chất tham khảo vì nội dung có tính thời điểm. Quý khách vui lòng truy cập trang sản phẩm, dịch vụ chi tiết từ website acb.com.vn hoặc liên hệ Contact Center theo hotline 1900 54 54 86 - (028) 38 247 247 để được cập nhật chính sách mới nhất.