Làm sao cắt giảm các khoản tiền nhỏ đang thầm lặng bào mòn công ty?
Dòng vốn của một doanh nghiệp được xem là nguồn lực then chốt để doanh nghiệp thanh toán các khoản chi phí, đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh và đảm bảo tính thanh khoản. Doanh nghiệp có dòng tiền dồi dào sẽ có nhiều cơ hội để mở rộng hoạt động, tăng lợi nhuận và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Tuy nhiên, trong thực tế vận hành, nhiều doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào những khoản chi lớn mà bỏ qua những khoản chi nhỏ tưởng chừng không đáng kể. Những khoản chi nhỏ này, tuy không đáng kể riêng lẻ, nhưng lại có thể ảnh hưởng đáng kể đến dòng tiền của doanh nghiệp nếu không được quản lý chặt chẽ.
Tác động tiềm ẩn của các khoản chi nhỏ của doanh nghiệp
Giống như giọt nước nhỏ đục lâu ngày cũng sẽ đá mòn đá, những khoản chi tiêu nhỏ, nếu không được kiểm soát hiệu quả, sẽ thầm lặng bào mòn dòng tiền của doanh nghiệp theo thời gian. Điều này có thể dẫn đến một số hậu quả tiêu cực như:
- Giảm lợi nhuận: Khi các khoản chi tiêu nhỏ gia tăng, lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ sẽ bị thu hẹp, ảnh hưởng đến khả năng tái đầu tư và phát triển.
- Gây áp lực thanh khoản: Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán các khoản chi phí đến hạn, dẫn đến rủi ro vỡ nợ và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
- Hạn chế khả năng đầu tư: Dòng tiền eo hẹp khiến doanh nghiệp thiếu hụt nguồn vốn để đầu tư cho các hoạt động mới, cản trở sự phát triển và mở rộng thị trường.
Các khoản chi nhỏ ảnh hưởng đến dòng tiền doanh nghiệp
Cách tối ưu các khoản tiền nhỏ trong doanh nghiệp
Cải thiện những khoản phải thu
Để cải thiện những khoản phải thu, bạn cần áp dụng các biện pháp quản lý công nợ một cách hợp lý và hiệu quả.
- Cần xem xét lại tình trạng tài chính của mình, đánh giá và phân tích lịch sử tín dụng của khách hàng, yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận và quy định việc thanh toán bắt buộc. Nếu khách hàng thanh toán muộn, họ sẽ bị phạt. Họ phải nêu rõ mức phạt và thanh toán đúng hạn.
- Mọi giao dịch, liên hệ với khách hàng phải được lưu dưới dạng tài liệu. Bạn có thể cần những thứ này cho việc tranh tụng sau này nếu khách hàng không thanh toán hoặc trì hoãn thanh toán.
- Chủ động liên hệ sớm với khách hàng để giải quyết về các công nợ. Điều này không chỉ giúp bạn quản lý tốt các khoản phải thu mà còn duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
- Đo lường hiệu quả của hoạt động phải thu. Bạn cần thiết lập các chỉ số nhằm đo lường hiệu quả của hoạt động này. Hiện nay, các công ty thường sử dụng 3 chỉ tiêu cơ bản để đo lường hiệu quả hoạt động phải thu là: chu kỳ thu hồi công nợ, tỷ lệ công nợ và tỷ lệ công nợ xấu.
- Lập ra quy định dành ngân sách dự phòng cho các khoản nợ khó thu hồi. Bạn nên áp dụng các giải pháp phù hợp như chuyển nhượng các khoản nợ cho công ty chuyên thu mua nợ, tạm ngừng giao hàng, cung cấp dịch vụ cho các đơn hàng mới, hoặc nhờ luật sư can thiệp vào quá trình kiện tụng, thi hành án để bảo vệ quyền và lợi ích của mình.
>>> Các chỉ số đo lường dòng tiền của doanh nghiệp
Theo dõi quản lý những khoản phải trả
Theo dõi kỹ lưỡng các khoản phải chi trả
Để quản lý dòng tiền hiệu quả, bạn cần quản lý những khoản phải trả một cách chặt chẽ và có trách nhiệm.
- Bạn cần xem xét lại tình trạng tài chính của mình, đánh giá và phân tích lịch sử thanh toán của nhà cung cấp, thương lượng về điều kiện thanh toán hợp lý và có lợi cho cả hai bên.
- Lưu trữ dưới dạng tài liệu mọi giao dịch, liên hệ của bạn với nhà cung cấp. Bạn có thể cần những thứ này để kiểm tra lại các khoản phải trả hoặc giải quyết các tranh chấp nếu có.
- Theo dõi và kiểm soát các khoản phải trả định kỳ. Bạn cần thiết lập các chỉ số nhằm đo lường hiệu quả của hoạt động phải trả. Hiện nay, các công ty thường sử dụng 3 chỉ tiêu cơ bản để đo lường hiệu quả hoạt động phải trả là: chu kỳ thanh toán công nợ, tỷ lệ công nợ và tỷ lệ công nợ quá hạn.
- Tối ưu hóa quy trình tài khoản phải trả. Bạn có thể sử dụng công nghệ hiện đại nhằm thực hiện tự động hóa quy trình chuyển tiền, quản trị tín dụng nhà cung cấp và thu hồi nợ. Điều này giúp bạn giảm bớt thời gian “chờ” dành cho việc “xác nhận” hóa đơn từ nhà cung cấp và việc “xác nhận” thanh toán của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ kế toán hoặc các file tự động để tính toán các chỉ số này.
>>> Tối ưu chi phí hàng tháng với tài khoản quản lý chi phí doanh nghiệp
Kế hoạch vượt khỏi sự thâm hụt ngân sách
Muốn quản lý dòng tiền hiệu quả, bạn cần vượt qua sự thâm hụt một cách khôn ngoan và có kế hoạch. Bạn có thể xem xét một số giải pháp sau:
- Phân tích lý do dẫn đến thâm hụt. Bạn cần phân tích các chỉ số tài chính của mình, như doanh thu, chi phí, nhập khẩu, xuất khẩu, nợ và tài sản, để xem bạn đang thâm hụt ở loại nào và do yếu tố nào. Ví dụ, bạn có thể thâm hụt ngân sách do chi tiêu quá mức cho các dự án không hiệu quả, hoặc thâm hụt thương mại do nhập khẩu quá nhiều hàng hóa nước ngoài.
- Cắt giảm chi phí không cần thiết. Bạn cần xem xét lại các khoản chi tiêu của mình, đặc biệt là những khoản không mang lại lợi ích cho hoạt động kinh doanh của mình. Bạn có thể tìm cách tiết kiệm chi phí cho các khoản như tiền thuê, tiền điện, tiền lương, tiền quảng cáo,…
- Bạn cần tìm cách tăng doanh thu cho sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, bằng cách nâng cao chất lượng, giá trị gia tăng, khả năng cạnh tranh và uy tín trên thị trường. Bạn cũng có thể tìm kiếm các nguồn thu nhập khác, chẳng hạn như bán các tài sản không sử dụng, hợp tác với các đối tác kinh doanh, vay vốn từ các tổ chức tài chính,…
- Cân đối giữa nhập - xuất khẩu. Bạn cần tìm cách giảm nhập khẩu và tăng xuất khẩu để giảm thiểu thâm hụt thương mại. Bạn có thể làm điều này bằng cách ưu tiên sử dụng hàng hóa trong nước, khuyến khích sản xuất và tiêu dùng hàng hóa trong nước, hỗ trợ các doanh nghiệp xuất khẩu bằng các chính sách thuế và hải quan ưu đãi, mở rộng thị trường xuất khẩu sang các nước mới,...
>>> Cách biến vốn lưu động thành cơ hội cho daonh nghiệp phát triển
Kết hợp những công cụ và phương pháp theo dõi dòng tiền
Có nhiều công cụ và phương pháp được sử dụng để quản lý dòng tiền, tùy thuộc vào mục tiêu và hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp. Một số công cụ và phương pháp phổ biến là:
Bảng cân đối kế toán
Đây là công cụ giúp quản lý theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Bảng cân đối kế toán cho biết nguồn gốc và sử dụng của các nguồn lực tài chính trong doanh nghiệp.
Kết hợp công cụ theo dõi dòng tiền
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Đây là công cụ giúp phân tích các hoạt động thu, chi và đầu tư để đưa ra quyết định hiệu quả về dòng tiền. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ thể hiện dòng tiền ròng từ các hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính trong một kỳ kế toán.
Phương pháp quản lý các khoản phải thu và phải trả
Đây là phương pháp giúp quản lý các khoản nợ của doanh nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp. Phương pháp này bao gồm việc xây dựng các chính sách và quy trình liên quan đến các khoản phải thu và phải trả, theo dõi và thu hồi các khoản nợ quá hạn, đàm phán với các bên liên quan để có những điều khoản thuận lợi cho dòng tiền của doanh nghiệp.
Phương pháp tối ưu hóa vốn lưu động
Đây là phương pháp giúp quản lý hiệu quả nguồn vốn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phương pháp này bao gồm việc đánh giá cấu trúc vốn hiện tại của doanh nghiệp, và tìm cách giảm bớt nguồn vốn vay bên ngoài để giảm chi phí đi vay. Phương pháp này cũng bao gồm việc quản lý hiệu quả hàng tồn kho, tránh để hàng hóa bị lỗi thời hoặc mất giá trị.
>>> Tổng hợp các nội dung cần có trong báo cáo tài chính
Lời kết
Quản lý dòng tiền là một kỹ năng không thể thiếu đối với một doanh nghiệp thành công. Bằng cách sử dụng các công cụ và phương pháp quản lý dòng tiền mà chúng tôi đã giới thiệu trong bài viết, bạn có thể theo dõi, phân tích và điều chỉnh dòng tiền của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Bạn cũng có thể tối ưu hóa nguồn vốn, giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
***Bài viết chỉ mang tính chất tham khảo vì nội dung có tính thời điểm. Quý khách vui lòng truy cập trang sản phẩm, dịch vụ chi tiết từ website acb.com.vn hoặc liên hệ Contact Center theo hotline 1900 54 54 86 - (028) 38 247 247 để được cập nhật chính sách mới nhất.