Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Và cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp

Tùy vào từng hoạt động kinh doanh và sản xuất của mỗi doanh nghiệp sẽ phát sinh những loại chi phí khác nhau. Và chi phí quản lý doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng trong hệ thống chi phí này. Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Và cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng ACB tìm hiểu ngay sau đây.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Vai trò quan trọng của việc tính toán chi phí quản lý trong quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp hay còn gọi là chi phí G&A, là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để duy trì và quản lý các hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Đây là khoản chi phí liên quan đến công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và các hoạt động khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp, không liên quan trực tiếp đến một chức năng cụ thể của doanh nghiệp như sản xuất hay bán hàng.

Chi phí G&A phát sinh trong mọi hoạt động hàng ngày và liên quan đến toàn bộ các hoạt động vận hành của một doanh nghiệp và không liên quan trực tiếp với bất kỳ chức năng của một bộ phận hay một phòng ban cụ thể nào trong công ty.

Để các hoạt động của doanh nghiệp được vận hành trơn tru, minh bạch và mang lại hiệu quả cao, người quản lý luôn phải theo dõi, kiểm tra và biết cách quản lý tốt phần chi phí này, cân đối sao cho phù hợp với lợi nhuận của doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc tính toán chi phí quản lý sẽ đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. 

Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp 

Giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn

Chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những chi phí quan trọng trong quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Việc tính toán chi phí này sẽ giúp người đứng đầu doanh nghiệp biết được tổng chi phí để quản lý các hoạt động sản xuất và kinh doanh.

Căn cứ vào chi phí này, người quản lý doanh nghiệp dễ dàng đưa ra những quyết định đúng đắn và các kế hoạch kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp của mình. Các quyết định đó có thể là: các quyết định đầu tư, định giá bán sản phẩm, quyết định chấp nhận hay từ chối đơn hàng, phân tích khả năng sinh lời,…

Người lãnh đạo cần đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn

Giúp tăng tính hiệu quả và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thường kiểm soát chặt chẽ chi phí G&A, vì căn cứ vào chi phí này, doanh nghiệp có thể quản lý các hoạt động kinh doanh, từ đó tính toán được biên lợi nhuận gộp, một chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Và việc xác định được tổng chi phí và tối ưu hóa các chi phí này sẽ giúp các doanh nghiệp quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh. Từ đó tối đa hóa lợi nhuận và tăng khả năng cạnh tranh. 

Có thể nói, việc tính toán chi phí quản lý doanh nghiệp chính là chìa khóa giúp tăng tính hiệu quả trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc tính toán chi phí quản lý doanh nghiệp giúp tăng năng lực cạnh tranh

Giúp quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả hơn

Chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những chi phí quan trọng khi vận hành các hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Việc kiểm soát chặt chẽ chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp định hướng về các hạng mục chi phí.

Các doanh nghiệp sẽ căn cứ vào chi phí quản lý để đưa ra những quyết định nhằm giảm thiểu các chi phí không cần thiết, để gia tăng lợi nhuận hoặc chuyển chi phí sang đầu tư các hạng mục khác hiệu quả hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp.

Ví dụ, khi đã có được định mức nguyên vật liệu thì doanh nghiệp có thể tính toán được giá nguyên vật liệu phù hợp, hoặc căn cứ vào các thông số về định mức ngày công để lập dự toán chi phí nhân sự. Từ đó giúp công ty quản lý các chi phí về nguyên vật liệu, chi phí nhân công, …. một cách hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp cần tính toán kỹ chi phí quản lý để hạn chế rủi ro

Có những loại chi phí quản lý doanh nghiệp nào?

Việc xác định đúng các loại chi phí là một trong những phương pháp để doanh nghiệp thực hiện quản trị chi phí hiệu quả. Cũng giống như những chi phí khác, chi phí quản lý doanh nghiệp thường xuất hiện các loại sau đây:

Chi phí trực tiếp và gián tiếp

Chi phí trực tiếp

Những chi phí quản lý doanh nghiệp mang tính chất thường xuyên mỗi tháng được gọi là chi phí trực tiếp. Một số loại chi phí trực tiếp như:

- Chi phí nhân viên quản lý: dùng để chi trả những khoản tiền như lương, thưởng, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn ở các cấp quản lý trong bộ phận, ban giám đốc công ty, nhân viên của tất cả các phòng ban của công ty.

- Chi phí vật liệu quản lý: Chi phí để mua các vật liệu như thiết bị máy móc, vật liệu sửa chữa tài khoản cố định,...phục vụ cho những hoạt động quản lý của công ty. 

- Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí dùng để chi cho các dụng cụ, thiết bị đồ dùng văn phòng phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp như sổ, sách, bút, máy in, camera, bàn, ghế, tủ… được hạch toán thông qua tài khoản 6423.

Chi phí gián tiếp

Chi phí gián tiếp được hiểu là những chi phí không quy cho bất kỳ đối tượng cụ thể nào, không được chuyển nhượng trực tiếp cho sản phẩm, quy trình cuối cùng.. Một số loại chi phí quản lý gián tiếp được xuất hiện trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp như:

- Thuế, phí và lệ phí: những chi phí nộp cho nhà nước bao gồm: thuế đất, thuế môn bài, kèm theo các khoản phí/ lệ phí khác được nêu trong tài khoản 6425.

- Chi phí khấu hao tài sản: Chi phí này phản ánh khấu hao những loại tài sản cố định như máy móc thiết bị,vật liệu truyền dẫn,…

- Chi phí khác: Du lịch, hội nghị, tiếp khách, đi lại,…

Các nhà quản lý cần phân loại rõ hai loại chi phí này để phục vụ công tác hạch toán kế toán. 

Phân biệt chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

Chi phí cố định và biến động

Chi phí cố định	Chi phí biến đổi
Là những khoản chi phí được xác định trước và không thay đổi theo sản lượng hoặc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong suốt một thời gian cụ thể. Nếu doanh nghiệp tạm thời bị đóng cửa thì những chi phí mà doanh nghiệp vẫn phải bỏ ra đó chính là chi phí cố định. Vì chi phí cố định không thay đổi, nên việc theo dõi và lập ngân sách cho loại chi phí này sẽ dễ dàng hơn.	Là khoản chi phí sẽ thay đổi trong một khoảng thời gian nhất định, phụ thuộc vào kết quả của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí biến đổi có thể tăng hoặc giảm, làm ảnh hưởng đến tỷ suất lợi nhuận của công ty. Chi phí biến đổi sẽ thay đổi liên tục nên khó theo dõi và kiểm soát hơn.

Tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí quản lý doanh nghiệp

Trên thực tế có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chi phí quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nên người quản lý cần đặc biệt quan tâm đến những yếu tố này.

- Quy mô của doanh nghiệp: Đây một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí chung trong đó có cả chi chí quản lý, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô thì chi phí quản lý cũng sẽ tăng lên.

- Ngành nghề kinh doanh: Tùy vào từng ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp sẽ có các quy trình quản lý khác nhau. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chi phí quản lý của từng công ty. 

- Công nghệ và trang thiết bị sử dụng: Việc doanh nghiệp ngày càng sử dụng nhiều máy móc, công nghệ hiện đại, các phần mềm quản lý  trực tuyến giúp doanh nghiệp đơn giản hóa và hiệu quả hóa quá trình quản lý. Việc sử dụng ít lao động thủ công hơn sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí quản lý.

- Quản lý nhân sự: Chi phí nhân sự là một trong những khoản chi phí lớn mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải gánh chịu. Vì vậy việc quản lý nhân sự sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí quản lý của mỗi doanh nghiệp. 

Tiết kiệm chi phí quản lý dễ dàng

Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp

Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp không hề dễ dàng, các công ty phải bỏ ra rất nhiều công sức và thời gian để tích lũy nhiều kinh nghiệm mới có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Phương pháp trực tiếp

Các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh đơn giản thường tính chi phí quản lý doanh nghiệp bằng phương pháp trực tiếp. Các doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất ngắn và số lượng mặt hàng ít, sản xuất số lượng lớn.

Khi áp dụng phương pháp này, các doanh nghiệp thường mất thời gian trong việc tổng hợp và lưu trữ thông tin một cách khoa học và thống nhất. Việc lưu trữ và tra cứu thông tin cũng vì thế mà thường bị rời rạc, riêng rẽ, dễ gây ra sai sót.

Phương pháp gián tiếp

Trên thực tế, các cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp thủ công thường tốn nhiều thời gian và dễ gây ra sai sót dữ liệu. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn chuyển đổi sang phương pháp gián tiếp, sử dụng các ứng dụng hoặc phần mềm kế toán.

Quản lý chi phí và hiệu quả hoạt động bằng phương pháp gián tiếp là chìa khóa để thực hiện chiến lược của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động, các công ty phải tính toán nhiều chi phí quản lý khác nhau, đến các khoản lãi vay ngân hàng, phí dịch vụ tài khoản liên quan: chuyển tiền, chi lương, thu hộ, thẻ tín dụng doanh nghiệp, SMS Banking…

Hiểu được nhu cầu này của các doanh nghiệp, ngày 07.07.2022, ngân hàng ACB đã cho ra mắt dịch vụ ngân hàng số dành cho khách hàng là các doanh nghiệp có tên là ACB ONE BIZ.

ACB ra mắt ngân hàng số giúp giao dịch và quản lý chi phí doanh nghiệp dễ dàng

Với các tính năng đáp ứng tối ưu nhu cầu tài chính, dịch vụ này được kỳ vọng sẽ trở thành công cụ tài chính đắc lực đồng hành cùng doanh nghiệp, giúp chủ doanh nghiệp chủ động hoàn toàn về thời gian và không gian giao dịch, số hóa vận hành.

Với ứng dụng ACB ONE BIZ, ngân hàng đã cải tiến và nâng cấp thêm nhiều tính năng hữu ích giúp người dùng thêm tiện lợi và tiết kiệm thời gian, kiểm tra danh sách các loại tài khoản: tiền gửi, tiền vay, thẻ tức thì, từ đó chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt và quản lý dòng tiền.

Ngoài ứng dụng ACB ONE BIZ, ngân hàng ACB còn cho ra mắt dịch vụ ACB ONE PRO với đầy đủ các tính năng nhằm phục vụ các hoạt động thường xuyên và đặc thù của doanh nghiệp như chuyển tiền trong nước, chi lương bảo mật, mua bán ngoại tệ 24/7, thanh toán quốc tế…

ACB thêm kênh giao dịch trực tuyến giúp quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả

ACB ONE PRO phù hợp với các doanh nghiệp có mô hình tập đoàn, sản xuất, kinh doanh và phân phối theo chuỗi trong lĩnh vực thương mại điện tử, vận chuyển hàng hoá,…

Với việc số hoá toàn diện trong các sản phẩm và dịch vụ của mình, ACB kỳ vọng có thể đồng hành cùng khách hàng doanh nghiệp trong quá trình phát triển. ACB ONE PRO sẻ hỗ trợ thực hiện các mục tiêu kinh doanh, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, thời gian, nhân lực chủ động quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả.

Các sản phẩm và dịch vụ giao dịch của ngân hàng ACB  giúp khách hàng quản lý dòng tiền tối ưu, quản lý chi phí tốt hơn. Hơn nữa khách hàng còn có thể giao dịch tài khoản mọi lúc mọi nơi 24/7 và được miễn phí các loại phí dịch vụ tài khoản.

Phương pháp kết hợp

Mỗi một doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đặc điểm, ngành nghề và quy mô sản xuất để áp dụng các phương pháp tính toán chi phí quản lý phù hợp với công ty của mình.

Có những doanh nghiệp sử dụng kết hợp hai phương pháp để đưa ra định mức chi phí quản lý doanh nghiệp phù hợp dựa trên số liệu các năm trước, doanh thu kế hoạch và các chính sách phát triển của doanh nghiệp.

Trên đây là những nội dung xoay quanh vấn đề chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Và cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp như thế nào? Hy vọng rằng bài viết này đã giúp các nhà lãnh đạo làm tốt công tác vận hành và quản lý tổ chức, hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình kinh doanh và giúp doanh nghiệp phát triển.

>>> Các dịch vụ tài chính dành cho doanh nghiệp

***Bài viết chỉ mang tính chất tham khảo vì nội dung có tính thời điểm. Quý khách vui lòng truy cập trang sản phẩm, dịch vụ chi tiết từ website acb.com.vn hoặc liên hệ Contact Center theo hotline 1900 54 54 86 - (028) 38 247 247 để được cập nhật chính sách mới nhất.